Registre du personnel : contenu obligatoire, tenue et sanctions
Par Élise · Gestionnaire RH, Paie & Administrative · Fondatrice d’ElanCommun | Temps de lecture : 9 min | Mis à jour : octobre 2026
C’est l’un des documents les plus simples à tenir et l’un des plus souvent bâclés. Le registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié embauché, dans chaque établissement, sans aucun seuil d’effectif. Pas de version allégée pour les TPE, pas de tolérance pour les entreprises de trois personnes.
En contrôle, c’est presque toujours le premier document demandé. Il permet à l’inspection du travail ou à l’URSSAF de vérifier en quelques minutes qui travaille ici, depuis quand, sous quel contrat. Et quand il est incomplet, mal tenu ou absent, l’amende ne s’applique pas une fois : elle s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Voici ce que la loi impose exactement, comment tenir le registre correctement, combien de temps le conserver et ce que vous risquez si ce n’est pas fait.
Sommaire
- Le registre unique du personnel : définition et cadre légal
- Qui doit le tenir, et à partir de combien de salariés ?
- Les mentions obligatoires pour chaque salarié
- Les mentions spécifiques selon la situation du salarié
- Stagiaires et volontaires : une partie distincte du registre
- Les règles de tenue : ordre, forme et lieu de conservation
- Registre papier ou registre numérique : ce qui est autorisé
- Qui peut consulter le registre du personnel ?
- Combien de temps faut-il conserver le registre ?
- Les sanctions en cas de registre absent ou incomplet
- Les rares cas de dispense
- Les 6 erreurs les plus fréquentes en TPE et PME
- Outil : tenir votre registre sans rien oublier
- FAQ : vos questions sur le registre du personnel
1. Le registre unique du personnel : définition et cadre légal
Le registre unique du personnel est le document qui recense, dans l’ordre de leur arrivée, toutes les personnes qui travaillent dans un établissement. Il retrace l’historique complet des entrées et des sorties.
Le texte fondateur est l’article L1221-13 du code du travail : « Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. » La formulation ne laisse aucune marge d’interprétation. Le contenu détaillé est fixé par les articles D1221-23 à R1221-26.
Son objectif est double. Pour l’administration, c’est un outil de lutte contre le travail dissimulé : croiser le registre avec les DPAE, les bulletins de paie et les déclarations sociales permet de repérer très vite une anomalie. Pour l’employeur, c’est une photographie fiable de son effectif, utile bien au-delà du contrôle : calcul des seuils, suivi des anciennetés, préparation d’un bilan social, réponse à une demande de la médecine du travail.
À retenir Le registre n’est pas un document interne facultatif que l’on remplit « au cas où ». C’est une obligation légale sanctionnée pénalement, indépendante de la taille de l’entreprise.
2. Qui doit le tenir, et à partir de combien de salariés ?
Dès le premier salarié
Il n’existe aucun seuil d’effectif. Une entreprise qui embauche son premier salarié doit ouvrir un registre du personnel le jour de cette embauche. C’est un point que beaucoup de dirigeants découvrent tardivement, souvent parce qu’ils associent les obligations RH à des seuils (11, 20, 50 salariés) qui ne s’appliquent pas ici.
Un registre par établissement, pas un par entreprise
L’obligation porte sur l’établissement, pas sur l’entreprise. Une société qui exploite un siège à Tours et un atelier à Blois doit tenir deux registres distincts, chacun conservé sur son propre site.
C’est une erreur classique dans les entreprises multi-sites : centraliser un registre unique au siège, par commodité. La Cour de cassation a jugé, dans un arrêt du 31 janvier 2012, que conserver le registre au siège social alors que les salariés travaillent sur un autre site caractérise un obstacle au contrôle. Le registre doit pouvoir être présenté immédiatement, sur place, là où les salariés travaillent.
Toutes les personnes présentes, pas seulement vos salariés
Le registre ne recense pas uniquement les personnes que vous employez directement. Y figurent aussi, avec des mentions adaptées :
- les salariés en CDD et en CDI,
- les salariés à temps partiel,
- les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation,
- les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire,
- les salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs,
- les salariés détachés en France par une entreprise étrangère,
- les stagiaires et les volontaires en service civique, dans une partie spécifique.
Autrement dit : si une personne travaille dans vos locaux sous votre autorité, elle doit apparaître quelque part dans ce registre, même si elle n’est pas sur votre masse salariale.
3. Les mentions obligatoires pour chaque salarié
Pour chaque personne inscrite, les articles D1221-23 et suivants imposent les informations suivantes.
Identification
| Mention | Précision |
|---|---|
| Nom et prénoms | Nom de naissance et, le cas échéant, nom d’usage |
| Date de naissance | Date complète |
| Sexe | Mention obligatoire |
| Nationalité | Mention obligatoire |
Emploi
| Mention | Précision |
|---|---|
| Emploi occupé | L’intitulé réel du poste, pas une catégorie vague |
| Qualification | Telle qu’elle figure au contrat et sur le bulletin de paie |
Carrière dans l’établissement
| Mention | Précision |
|---|---|
| Date d’entrée | Date effective d’entrée dans l’établissement |
| Date de sortie | À compléter au départ, quel qu’en soit le motif |
| Type de contrat | CDI, CDD, apprentissage, professionnalisation, mise à disposition |
La qualification et l’emploi doivent être cohérents avec le contrat de travail et le bulletin de paie. Une divergence entre les trois documents est exactement le genre de détail qu’un contrôleur relève, parce qu’elle signale souvent un problème plus large (classification conventionnelle erronée, poste qui a évolué sans avenant, salarié rémunéré en dessous de son coefficient).
4. Les mentions spécifiques selon la situation du salarié
Au-delà du socle commun, certaines situations imposent des mentions supplémentaires. C’est la partie la plus souvent incomplète dans les registres que l’on rencontre en TPE et PME.
Travailleur étranger
Pour un salarié étranger soumis à autorisation de travail, le registre doit indiquer le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Une copie de cette autorisation doit être annexée au registre.
Salarié à temps partiel
La mention « salarié à temps partiel » doit apparaître explicitement.
Salarié en CDD
La mention « contrat à durée déterminée » doit apparaître explicitement.
Salarié mis à disposition par une entreprise de travail temporaire
Pour un intérimaire, vous devez inscrire, en plus des mentions de base, le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire. C’est l’entreprise utilisatrice qui porte cette obligation, pas seulement l’agence.
Salarié mis à disposition par un groupement d’employeurs
Mention du nom et de l’adresse du groupement d’employeurs.
Apprenti et contrat de professionnalisation
La nature exacte du contrat doit être précisée.
Salarié détaché
Pour les salariés détachés en France par un employeur étranger, les déclarations de détachement doivent être annexées au registre.
Le réflexe qui évite l’erreur Au moment où vous inscrivez une personne, posez-vous la question « est-ce que sa situation appelle une mention en plus ? ». Intérim, temps partiel, CDD, nationalité hors UE : ce sont les quatre cas qui reviennent le plus souvent, et les quatre plus souvent oubliés.
5. Stagiaires et volontaires : une partie distincte du registre
Depuis la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, les stagiaires et les volontaires en service civique doivent figurer au registre du personnel, mais dans une partie spécifique, distincte de celle des salariés. Cette séparation est logique : un stagiaire n’est pas un salarié et n’entre pas dans le calcul des effectifs de la même manière.
Les mentions requises pour un stagiaire sont :
- nom et prénoms,
- dates de début et de fin du stage,
- nom et prénoms du tuteur,
- lieu de présence du stagiaire.
Point important : cette obligation s’applique quelle que soit la durée du stage. Un stage d’observation de trois jours en classe de troisième doit être inscrit au registre, dans la partie stagiaires.
C’est probablement l’oubli le plus répandu. Les stages courts, non gratifiés, sont rarement tracés ailleurs que dans une convention rangée dans un classeur. Ils doivent pourtant apparaître.
6. Les règles de tenue : ordre, forme et lieu de conservation
Trois règles encadrent la tenue du registre, et elles ne sont pas décoratives.
L’ordre chronologique d’arrivée
Les inscriptions se font dans l’ordre d’arrivée des personnes dans l’établissement. On n’insère pas un salarié oublié entre deux lignes existantes, on ne réorganise pas le registre par ordre alphabétique ou par service. L’ordre chronologique est ce qui permet de lire l’historique de l’établissement.
L’inscription doit être faite au moment de l’embauche, pas en fin de mois ni au moment de la paie.
Le caractère indélébile
Les mentions doivent être portées de façon indélébile. Concrètement : pas de crayon à papier, pas de correcteur blanc, pas de ligne effacée. Une erreur se corrige en rayant proprement et en réécrivant, de manière à ce que la correction reste visible.
L’objectif est simple : le registre doit être infalsifiable a posteriori. Un registre entièrement réécrit au propre juste avant un contrôle perd toute valeur probante et éveille immédiatement les soupçons.
La disponibilité sur place
Le registre doit être tenu à la disposition de l’inspection du travail et des agents habilités, dans l’établissement, et présentable immédiatement. Pas « dans la journée », pas « dès que le comptable l’aura envoyé ».
C’est ce point qui piège les entreprises qui ont externalisé leur paie : le registre est chez le cabinet comptable, et l’établissement ne peut rien présenter le jour du contrôle. L’externalisation de la paie ne transfère pas l’obligation de tenue du registre : elle reste à la charge de l’employeur.
7. Registre papier ou registre numérique : ce qui est autorisé
Le registre peut être tenu sur support numérique. C’est aujourd’hui la solution la plus répandue, et la plus pratique dès que l’effectif dépasse quelques personnes.
Deux conditions à respecter.
1. Consulter le CSE avant de passer au numérique. Dans les entreprises dotées d’un comité social et économique, le passage au registre dématérialisé suppose une consultation préalable du CSE. L’avis rendu doit être transmis à l’inspection du travail.
2. Garantir les mêmes garanties que le papier. Le support numérique doit offrir un niveau de sécurité et de traçabilité équivalent : impossibilité de modifier une donnée sans trace, conservation des historiques, disponibilité immédiate en cas de contrôle (donc une possibilité d’impression ou d’accès direct sur site).
Le registre contenant des données personnelles (nom, date de naissance, nationalité, nature du titre de séjour), il entre dans le champ du RGPD. En pratique, cela implique :
- de limiter les accès aux seules personnes qui en ont besoin,
- de ne pas conserver les données au-delà de la durée légale,
- de sécuriser le fichier s’il est tenu sur un tableur ou un logiciel,
- de faire figurer ce traitement dans votre registre des activités de traitement.
Un fichier Excel partagé en accès libre sur le serveur de l’entreprise, ouvert à tous les collaborateurs, n’est pas conforme. C’est une situation extrêmement fréquente.
8. Qui peut consulter le registre du personnel ?
Tout le monde n’a pas le même droit d’accès, et la confusion sur ce point crée des tensions inutiles.
| Qui | Étendue de l’accès |
|---|---|
| Inspection du travail | Accès intégral, sur place, immédiat |
| Agents de contrôle URSSAF | Accès intégral dans le cadre de leurs missions |
| Membres du CSE | Accès intégral au registre |
| Agents habilités (lutte contre le travail illégal) | Accès intégral |
| Un salarié | Uniquement les informations qui le concernent personnellement |
Un salarié ne peut donc pas exiger de consulter le registre complet pour savoir qui travaille dans l’entreprise, à quelle date tel collègue a été embauché ou quelle est la nationalité d’un autre. Le RGPD lui ouvre un droit d’accès à ses propres données, pas à celles des autres.
En revanche, les membres du CSE disposent bien d’un accès à l’ensemble du registre : c’est un outil de contrôle de l’effectif et du recours aux contrats précaires.
9. Combien de temps faut-il conserver le registre ?
L’article R1221-26 du code du travail fixe la règle : les mentions portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
Deux précisions qui changent tout en pratique.
Le délai court salarié par salarié. Ce n’est pas « cinq ans après la clôture du registre », c’est cinq ans après le départ de chaque personne. Un salarié parti en 2023 doit rester consultable jusqu’en 2028, même si le registre a continué à vivre depuis.
L’obligation porte sur les mentions, pas sur le support. Vous n’êtes pas tenu de conserver physiquement le cahier de 1998. Ce qui doit être conservé, ce sont les informations. En pratique, cela signifie qu’un registre numérique bien tenu, avec ses historiques, remplit l’obligation sans archivage papier.
La même durée de cinq ans s’applique aux stagiaires et aux volontaires en service civique, à compter de la fin de leur présence.
Attention à ne pas confondre Cinq ans est la durée de conservation du registre. D’autres documents RH ont des durées différentes (les bulletins de paie se conservent cinq ans côté employeur, les documents relatifs aux charges sociales trois ans, certaines pièces liées aux accidents du travail bien plus longtemps). Ne calez pas toute votre politique d’archivage sur une seule durée.
10. Les sanctions en cas de registre absent ou incomplet
C’est le point que les employeurs sous-estiment le plus, parce que le montant unitaire paraît faible.
L’amende de base
L’article R1227-7 du code du travail punit le non-respect des règles du registre unique du personnel de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, soit 750 € au maximum pour une personne physique.
Le multiplicateur qui change l’échelle
L’amende est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par l’infraction. C’est ce mécanisme qui transforme une contravention mineure en sanction significative.
Un exemple concret : une entreprise de 12 salariés dont le registre ne mentionne ni la nationalité, ni le type de contrat pour l’ensemble de l’effectif. L’infraction concerne les 12 salariés. L’amende encourue peut donc atteindre 12 × 750 €, soit 9 000 €.
Pour une personne morale, le montant maximal de l’amende est quintuplé en application de l’article 131-41 du code pénal, soit 3 750 € par salarié concerné.
Le risque plus lourd : l’obstacle au contrôle
Au-delà de la contravention, refuser de présenter le registre, le rendre indisponible ou tenir un registre manifestement falsifié peut être qualifié d’obstacle à l’accomplissement des devoirs d’un agent de contrôle de l’inspection du travail. L’article L8114-1 du code du travail prévoit dans ce cas un an d’emprisonnement et 37 500 € d’amende.
C’est ce qui était en jeu dans l’arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012 évoqué plus haut : centraliser le registre loin des salariés, au point de ne pas pouvoir le présenter, expose à cette qualification.
Le risque indirect : le travail dissimulé
Un salarié présent dans l’entreprise mais absent du registre est un élément matériel de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Les sanctions changent alors complètement de nature : sanctions pénales lourdes, redressement URSSAF avec annulation des exonérations de cotisations, et indemnité forfaitaire due au salarié.
Autrement dit, le registre n’est pas seulement un document à remplir : c’est une preuve. Bien tenu, il vous protège. Mal tenu, il devient la première pièce du dossier contre vous.
11. Les rares cas de dispense
Les exceptions sont peu nombreuses et précisément délimitées.
- Les particuliers employeurs ne tiennent pas de registre du personnel pour les salariés employés à domicile.
- Les associations qui recourent au chèque emploi associatif sont dispensées de registre pour les salariés concernés, le dispositif remplaçant plusieurs formalités.
En dehors de ces situations, aucune dispense liée à la taille, au secteur ou à la forme juridique n’existe. Une association employeuse classique, une SCI avec un salarié, une micro-entreprise qui embauche un apprenti : toutes doivent tenir un registre.
Le recours au titre emploi service entreprise (TESE) simplifie de nombreuses formalités déclaratives, mais il ne dispense pas de tenir le registre unique du personnel. C’est une confusion fréquente qu’il vaut mieux lever avant un contrôle.
12. Les 6 erreurs les plus fréquentes en TPE et PME
1. Ouvrir le registre trop tard. Beaucoup d’employeurs le créent au moment du deuxième ou troisième salarié, en pensant qu’une seule personne ne justifie pas un registre. L’obligation existe dès la première embauche.
2. Oublier les intérimaires. Ils ne sont pas vos salariés, donc on ne les inscrit pas. C’est faux : l’entreprise utilisatrice doit les faire figurer, avec le nom et l’adresse de l’agence.
3. Oublier les stagiaires courts. Un stage d’observation de trois jours doit apparaître dans la partie stagiaires, au même titre qu’un stage de six mois.
4. Ne jamais renseigner la date de sortie. Le registre s’arrête souvent aux entrées. Les sorties sont pourtant obligatoires, et leur absence rend le document inexploitable pour vérifier un effectif à une date donnée.
5. Réécrire le registre au propre. Un registre reconstitué proprement perd sa valeur. Les corrections doivent rester visibles.
6. Le laisser chez le comptable. L’externalisation de la paie ne transfère pas l’obligation. Le registre doit être disponible dans l’établissement.
13. Outil : tenir votre registre sans rien oublier
Le registre du personnel n’est pas compliqué à tenir. Ce qui le rend problématique, c’est qu’il se remplit par à-coups, au fil des embauches, et qu’entre deux recrutements on oublie la mention spécifique à ajouter ou la date de sortie à renseigner. Six mois plus tard, le document est incomplet sans que personne ne s’en soit aperçu.
Le Pack Suivi RH contient le registre unique du personnel prêt à l’emploi, avec toutes les mentions obligatoires déjà structurées, y compris la partie distincte pour les stagiaires et les volontaires en service civique, aux côtés des autres fichiers de suivi du personnel.
Vous remplissez, le cadre légal est déjà posé. Plus de mention oubliée, plus de colonne à inventer au moment d’inscrire un intérimaire.
14. FAQ : vos questions sur le registre du personnel
Le registre du personnel est-il obligatoire dans une entreprise de 2 salariés ?
Oui. L’article L1221-13 du code du travail impose un registre unique du personnel dans tout établissement où sont employés des salariés, sans aucun seuil d’effectif. L’obligation naît dès la première embauche.
Quelles sont les mentions obligatoires du registre du personnel ?
Pour chaque salarié : nom et prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, emploi occupé, qualification, date d’entrée, date de sortie et nature du contrat. S’y ajoutent des mentions spécifiques selon la situation : temps partiel, CDD, travailleur étranger avec le type et le numéro de son autorisation de travail, intérimaire avec le nom de l’entreprise de travail temporaire, apprenti, salarié mis à disposition par un groupement d’employeurs.
Faut-il inscrire les stagiaires au registre du personnel ?
Oui, depuis la loi du 10 juillet 2014, dans une partie spécifique du registre, distincte de celle des salariés. Les mentions requises sont le nom et les prénoms du stagiaire, les dates de début et de fin du stage, le nom et les prénoms du tuteur et le lieu de présence. Cette obligation vaut quelle que soit la durée du stage.
Le registre du personnel peut-il être tenu sur ordinateur ?
Oui. Le support numérique est autorisé, à condition que le CSE ait été consulté au préalable lorsqu’il existe, que son avis soit transmis à l’inspection du travail, et que le support offre les mêmes garanties que le papier en matière de traçabilité et de disponibilité immédiate lors d’un contrôle. Le fichier doit également être sécurisé au regard du RGPD.
Combien de temps faut-il conserver le registre du personnel ?
Cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement, en application de l’article R1221-26 du code du travail. Le délai court individuellement pour chaque personne inscrite. L’obligation porte sur les mentions, pas sur le support physique.
Quelle sanction en cas d’absence de registre du personnel ?
L’article R1227-7 du code du travail prévoit l’amende des contraventions de quatrième classe, soit 750 € au maximum pour une personne physique, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. Le refus de présenter le registre à un agent de contrôle peut en outre être qualifié d’obstacle au sens de l’article L8114-1, puni d’un an d’emprisonnement et de 37 500 € d’amende.
Un salarié peut-il demander à consulter le registre du personnel ?
Un salarié peut accéder aux informations qui le concernent personnellement, au titre de son droit d’accès RGPD. Il ne peut pas exiger la consultation du registre complet. Les membres du CSE, eux, disposent d’un accès à l’intégralité du registre.
Faut-il un registre par établissement ou un seul pour l’entreprise ?
Un registre par établissement. Chaque registre doit être tenu sur le site où travaillent les salariés concernés et pouvoir y être présenté immédiatement. La Cour de cassation a jugé le 31 janvier 2012 que la centralisation du registre au siège, loin des salariés, peut caractériser un obstacle au contrôle.
Besoin d’aide pour mettre votre registre en conformité ?
Si votre registre est incomplet, dispersé ou inexistant, il vaut mieux le reconstruire maintenant qu’au moment d’un contrôle.
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À propos de l’auteure
Élise est Gestionnaire RH, Paie & Administrative et fondatrice d’ElanCommun, une plateforme de ressources et d’outils RH conçue pour les dirigeants de TPE et PME. Forte de son expérience en gestion des ressources humaines et en administration du personnel dans l’industrie, elle accompagne les employeurs dans la structuration de leurs process RH, du recrutement à la sortie du salarié. Retrouvez ses ressources sur elancommun.fr.
Cet article a été mis à jour en octobre 2026. Les informations légales sont données à titre indicatif et peuvent évoluer. Sources : code du travail (articles L1221-13, D1221-23 à R1221-26, R1227-7, L8114-1), loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, Cass. crim. 31 janvier 2012, Légifrance, code.travail.gouv.fr, entreprendre.service-public.gouv.fr (fiche F1784), CNIL.
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